OrgaCom: communiceert met mensen en met bits&bites

Eerst organiseren dan automatiseren
Het klakkeloos automatiseren van uw bedrijfsprocessen leidt zelden tot gewenste succes. Voordat wij met de techniek aan de gang gaan, kijken we daarom eerst naar de organisatie en werkwijze van de afdelingen. Hoewel ieder project maatwerk is, werken we vaak volgens een vast patroon:

1. Vooronderzoek
In een ‘quick scan’ doorlopen we alle processen binnen uw bedrijf. We geven een overzicht van de benodigde informatiestromen en de aanwezige knelpunten. Op basis hiervan maken we een heldere analyse met verbetervoorstellen voor de korte termijn (low hanging fruit). Voor de lange termijn maken we een praktisch plan van aanpak.

Terugkerende elementen binnen ons vooronderzoek zijn:

  • processen: kenmerken van de processen, onderlinge relatie en afstemming, knelpunten, doorlooptijden, kosten/uitgaven, etc.
  • systemen: werkwijzen, hulpmiddelen bij aansturen van de processen, IT-systemen, wijze van verwerken van informatie, etc.
  • informatie: rapportages, tijdigheid, volledigheid, behoefte, bronnen van informatie, etc.
  • mensen: cultuur, hoe gaan we met elkaar om, samenwerken, gebruik van de systemen, etc.

2. Plan van aanpak
Op basis van ons motto: ‘eerst organiseren, dan automatiseren’ maken we een plan voor de lange termijn. Dit kan betekenen dat een reorganisatie van processen nodig is. Liggen rollen en verantwoordelijkheden bij de juiste afdelingen en personen? Vervolgens maken we per rol of proces een beschrijving waarin bondig wordt weergegeven:

  • doel
  • uitvoering
  • informatiebehoefte
  • relaties met andere processen

Deze procesbeschrijving dient als basis voor de request for information.


3. Maken Request for Infomation (RFI)
De RFI is een document dat we naar potentiele leveranciers (de longlist) sturen. Hierin staat beschreven waaraan een systeem moet voldoen. Geïnteresseerde leveranciers sturen vervolgens hun oplossing met een kostenindicatie. Deze antwoorden vatten wij samen en gezamenlijk met de opdrachtgever komen wij tot een shortlist, waarop twee of drie leveranciers staan. Deze leveranciers nodigen wij uit voor een demonstratie. Na de demonstraties blijft één leverancier over.

4. Doorlopen Proof of Concept
Voordat wij u adviseren om met een leverancier in zee te gaan, willen wij eerst daadwerkelijk zien dat een leverancier de uitgesproken beloftes kan waarmaken. Dit doen we in de ‘proof of concept’-fase. Op basis van werkelijke bedrijfscases met praktijkgegevens laten wij de potentiele leverancier een deel van het systeem inrichten. Deze oplossing presenteren zij aan het bedrijf. Als blijkt dat een werkbare oplossing binnen het afgegeven budget mogelijk is, volgen de onderhandelingen en contractopstelling. Ook in deze fase zullen wij u niet de kaas van het brood laten eten.

5. Implementatie
Een succesvol project is alleen mogelijk bij een soepel lopende implementatie. Onze ruime ervaring op dit gebied voorkomt dat u in één van de vele valkuilen stapt. Wij treden in deze fase op als intermediair tussen de leverancier en de gebruikers. Onze rol bestaat uit het vertalen van uw wensen en eisen (praktijk) naar een werkbaar informatiesysteem (theorie).

Contactgegevens

Bezoekadres
Nijverheidsweg Noord 75
3812 PK Amersfoort

Telefoon 06 - 513 895 37
E-mail info@orgacomconsultancy.nl